LA BUENA GESTIÓN DE UNA BASE DE DATOS

GESTIÓN DE BASE DE DATOS

Hoy en día es muy importante para las empresas contar con un control efectivo de sus bases de datos. Muchas empresas poseen sus datos repartidos en diferentes lugares como hojas Excel, bases de datos Access, Microsoft Outlook, agendas electrónicas, etc. Normalmente estas fuentes suelen ser gestionadas por distintos empleados.

Esta situación lleva a que la empresa pierda el control de sus datos, se generan duplicados, la información queda desactualizada y diseminada en distintos lugares, si un cliente pide su baja de la base de datos y se borra de una pero no de otra suelen surgir problemas. Un escenario habitual en una empresa PYME es el siguiente:

• La gente de Contabilidad lleva su sistema de gestión
• Marketing tiene varias bases de datos
• Cada comercial lleva registro de sus contactos (en papel, hojas Excel, Palm, etc)
• Atención al cliente también tiene sus propias bases de datos
• Y esta situación genera muchas preguntas complicadas como:
• Quién se responsabiliza por resguardar todos los datos?
• Cómo se gestionan los duplicados?

• Si se recibe un pedido de un cliente solicitando su baja de la base de datos   ¿De qué base de datos se elimina?

Por todo lo expuesto, es sumamente importante y beneficioso para una empresa contar con una base de datos unificada que centralice toda la información y permita a todos sus empleados gestionar dicha base de datos con los permisos y accesos adecuados.

Si adicionalmente, permite la posibilidad de registrar en la misma base de datos toda la información relativa a la gestión con nuestros contactos a modo de historial, llevar un calendario de actividades pendientes relacionadas con los clientes, permitir que los usuarios compartan toda la información, etc, la empresa mejorará substancialmente, no solo desde el punto de vista del control de la información, sino también de toda la relación con sus contactos.


También, la necesidad de cumplir con la Ley de protección de datos potencia la importancia de tener muy controlados nuestros datos. Según la Revista PYMES de Julio 2004 “El 90% de las empresas españolas no están adaptadas a la Ley Orgánica de Protección de datos”